Pentingnya Melakukan Manajemen pada Email - Rebelsec

Apa yang dimaksud dengan email ?

Dikutip dari buku E-Commerce: Kompetensi Keahlian Bisnis Daring dan Pemasaran (2019) karya dari Yeni Susilowati, email merupakan sebuah fasilitas komunikasi yang ada di internet internet yang fungsinya untuk mengirimkan surat secara elektronik. 

Secara harfiah, email itu sebuah metode penulisan, pengiriman, dan penerimaan pesan melalui media  elektronik, yaitu internet. Dengan adanya email dapat membuat proses surat-menyurat menjadi lebih efektif dan efisien dilakukan tanpa harus mengirimkannya melalui pos lagi.

Walaupun email itu satu praktik online yang sudah lazim digunakan, tapi sampai saat ini masih ada orang yang belum mengetahui apa itu email dan kepanjangannya. Electronic Email dirancang sebagai program yang digunakan untuk bertukar pesan yang nantinya disimpan di dalam sistem komputer. Kemudian email dikodekan menggunakan teks ASCII (American Standard Code for the Exchange of Information Interchange). Menggunakan email, kita bukan hanya bisa mengirimkan text, tapi juga gambar, vidio, dan sebagainya.

Saat ini, email sudah menjadi fitur yang sangat banyak digunakan oleh banyak orang, karena kepraktisannya mengirim dan menerima informasi dari mana saja. Seperti surat, email dapat bekerja dalam fungsi yang sama, tetapi dikirim dengan perangkat elektronik yang notabene efektif dan efisien.

Beberapa keunggulan email: 

• Dapat digunakan di mana saja, kapan saja asalkan terhubung dengan internet 
• Dapat dikirim langsung ke beberapa orang secara bersamaan 
• Cukup mengeluarkan uang untuk kuota internet 
• Penerima bisa membaca kapan dan di mana saja email yang masuk
• Penerima bisa menyimpan sebagai arsip atau bahkan mengirimkan kembali ke orang lain.
• user friendly serta hemat sumber daya
• Bisa disimpan dalam jangka panjang

Membuat Email di Gmail

• Anda harus punya akun Google dulu.
• Silahkan menuju browser kesayangan anda, kemudian ketik www.gmail.com
• klik “create account” atau “buat akun”.
• Kemudian akan ada formulir pendaftaran, ikuti saja pentunjuk yang ada, masukkan semua informasi yang dibutuhkan.
• Akun Anda berhasil dibuat.
• Untuk memastikan akun anda apakah sudah ada, bisa ke www.gmail.com. Kemudian ketik nama pengguna Anda (alamat email Anda) yang sudah dibuat sebelumnya, dan ketikkan kata sandi.
• Jika sesuai berarti anda langsung diarahkan ke halaman email dan anda sudah berhasil membuat email.

Mendeteksi dan menghindari email spam dan phishing pada email

Apa itu Phising ?

Phising adalah upaya untuk mendapatkan informasi data seseorang dengan teknik pengelabuan. Data yang menjadi sasaran phising adalah data pribadi (nama, usia, alamat), data akun (username dan password), dan data finansial (informasi kartu kredit, rekening).

untuk lengkapnya bisa baca Cara Kita Mengenali Situs Web Yang Aman Agar Terhindar Dari Phishing

Apa itu E-mail Phising?

E-mail phishing merupakan sebuah tindakan untuk mengelabui seseorang atau organisasi tertentu demi sebuah informasi penting, rahasia, dan sensitif. E-Mail Phising ini merupakan salah satu kejahatan siber (cyber crime) yang dilakukan oleh seseorang dengan cara menyamar sebagai pihak atau institusi resmi.

Pelaku dari email phising ini biasanya menggunakan alamat email yang kurang lebih sama dengan email institusi resmi. Sehingga menyebabkan korban maupun calon korban tertipu karenanya.

Istilah phishing dalam bahasa Inggris berasal dari kata fishing, yang artinya memancing. intinya phising itu adalah sebuah usaha yang dilakukan penyerang untuk memancing korban supaya korban menuruti semua mau hacker tersebut.

Pelaku dari kejahatan phising ini tidak hanya berpura-pura menjadi institusi resmi. Mereka bahkan menulis e-mail palsu kemudian membangun sebuah website yang sedemikian rupa menyerupai aslinya. 

Ciri-ciri E-mail Phising?

Untuk menghindar dari kejahatan Phising, khusunya email phising, kita bisa meliahat dan mempelajari beberapa ciri-cirinya seperti berikut :

1. Bahasa Kurang Rapi

Nah ciri yang pertama dan paling gampang untuk kita tau adalah dari segi penulisannya, biasanya email phishing menggunakan gaya bahasa serta penulisan yang tidak rapi karena biasanya para pelaku kejahatan ini tidak paham tentang kaidah tata bahasa. 

2. Tautan yang Mencurigakan

Sangat gampang ditemui di E-mail phishing isinya disertai dengan link mencurigakan. Biasanya Tautan tersebut mengarah ke website yang digunakan oleh penyerang untuk menjebak korban. jadi kita harus selalu memperhatikan link yang mencurigakan, agar tidak terkena serangan E-mail Phising.

3. E-mail kurang Profesional

Biasanya Institusi resmi selalu memakai domain khusus untuk identitasnya. Contohnya, email dari rebelsec yang memakai domain @rebelsec.id. Berbanding terbalik dengan pelaku phishing biasanya mereka memakai domain gratis yang tidak mencerminkan institusi resmi tersebut.

Jenis-Jenis E-mail Phising?

Kita harus mewaspadai tiga jenis e-mail phishing seperti berikut :

1. Spear Phising

Spear phishing bisa diartikan seperti nelayan yang mencampakkan kail secara asal, namun menargetkan jenis ikan tertentu. Pada konteks cyber crime, Pelaku kejahatan seolah-olah mengirimkan email dari alamat valid, tetapi dibuat ketarget secara spesifik. Biasanya pelaku mengena detail calon korban lewat media sosial atau dengan teknik Man-in-the-Middle.

Kemudian, pelaku mengirim e-mail palsu dengan cara menyamar sebagai klien, rekan kerja, atau kerabat korban. Isi e-mail-nya pun biasanya tentang permintaan informasi yang dianggap penting atau informasi yang rahasia.

2. Clone Phising

Kalau jenis diatas ini sama seperti namanya, teknik ini melakukan duplikasi dari email asli yang sudah dikirim. Pelaku mengganti link atau file yang dilampirkan di dalam e-mail asli tersebut dengan malware, lalu pelaku memalsukan alamat dan e-mailnya supaya seolah-olah terlihat asli. Biasanya pelaku mengirimkan banyak e-mail dan alasannya sedang terjadi pengiriman ulang karena masalah jaringan.

Jenis ini sangat berbahaya dibandingkan jenis lainnya, dikarenakan korban susah untuk mengetahuinya.

3. Whaling

Sama dengan namanya, whale phishing (whaling) ini menargetkan ke e-mail milik individu penting dalam institusi. Biasanya tujuan dari pelaku hanya untuk mengorek informasi penting atau mendapatkan akses ke sistem milik institusi demi menjalankan tindakan kejahatan. 

Operasi whaling ini dilakukan dengan teknik spoofing supaya korban langsung percaya dengan e-mail tersebut dan langsung melakukan tindakan yang diminta.

Etika dalam Berkomunikasi melalui Email

Berikut beberapa etika yang baik saat berkomunikasi melalui email :

1. Mengisi Subjek Email yang Jelas dan Spesifik.

Etika yang paling pertama dalam berkomunikasi melalui email yaitu kita harus mempunyai  subjek yang jelas dan spesifik. Jangan pernah untuk mencantumkan subjek karna penerima dari email kita mungkin mendapatkan banyak email dari inbox. yang akan menyulitkan penerima dari email kita untuk membedakan email mana yang perlu direspon terlebih dahulu.

Selain itu, dengan kita memberi subjek yang jelas dan spesifik membantu kita untuk mendapatkan respon yang cepat dari penerima email itu sendiri. tentunya, dengan punya subjek yang tepat adalah salah satu tanda komunikasi dengan email secara profesional. 

2. Salam Profesional.

Etika selanjutnya adalah mengawali segala percakapan dengan salam pembuka, tapi kita harus memakai salam yang formal. 

 

Jangan lupa untuk menghindari penggunaan kata “Hai”, “Woi”, “Bro/ Sis” atau lainnya yang dianggap kurang formal dan tidak profesional saat mengirim email formal. 

 

Supaya lebih formal, kita bisa memakai kata “Yang terhormat (nama)”. Jika memakai nama orang tersebut dalam salam seperti, “Halo Stevanie”. merupakan salam profesional yang cukup tepat, tapi jangan nama seseorang kecuali memang sudah diberikan izin.

3. Membalas Semua Email Penting yang Masuk.

Jangan kita mengabaikan email-email yang masuk ke kotak masuk email kita. Apalagi kalau kita dapat email yang penting sebaiknya kita balas langsung, seperti dari pimpinan atau dari klien. 

 

Selalu berikan balasan email secara tepat waktu dan perhatikan Bahasa yang sopan setiap email resmi yang ditujukan kepada kita. 

 

Gimana kalau kita belum punya jawaban yang tepat untuk membalasnya? Sebaiknya kita tetap membalas email tersebut, jangan dianggurin, minimal kita membalas pengirim bahwa kita sudah membaca email tersebut. 

 

contoh:

Dear Budi, 

Terima kasih untuk informasinya. Saat ini tim kami masih belum mendapatkan jawaban yang tepat dari pertanyaan yang anda berikan. Dalam hal ini, akan memberikan jawaban dalam kesempatan pertama. Terima kasih atas pengertiannya. 

 

Best Regards,

Dodi. 

 

4. Sebaiknya tidak menggunakan Humor.

Cukup bagus kalau membuat orang lain tertawa, namun, menggunakan humor bukanlah suatu hal yang bagus saat di buat ke dalam email formal maupun non-formal. 

 

Kenapa? Karena tidak dapat diterjemahkan dengan baik jika lewat email. Apa yang kita anggap lucu, belum tentu dianggap lucu oleh penerima email, bahkan mungkin penerima dari email kita dapat tersinggung, padahal kita tidak bermaksud untuk menyinggungnya. 

 

5. Jangan Menganggap Penerima Email pesulap.

Kita harus menulis pesan email kita ke penerima secara rinci dan jelas, jangan kita anggap penerima email kita itu adalah seorang pesulap yang mengetahui apa maksud dan tujuan kita, maka daripada itu harap untuk menuliskan secara rinci dan jelas maksud dan tujuan email kita. 

 

Related Posts